Etika Mengirimkan E-mail

Sebagai alat komunikasi, penggunaan e-mail juga harus mematuhi etika-etika agar komunikasi yang dilakukan berjalan dengan baik. Komunikasi yang tidak disertai dengan etika akan menyebabkan tujuan komunikasi tidak tercapai. Bentuk komunikasi lewat e-mail berbeda dengan bentuk komunikasi biasa yang kita kenal selama ini. Komunikasi biasa mempunyai etika sendiri, demikian juga berkomunikasi dengan menggunakan e-mail. Beberapa etika mengirim e-mail yang perlu kita terapkan adalah sebagai berikut.


a. Salam Pembuka
Salam pembuka dapat berupa salam formal ataupun tidak formal (nonformal), tergantung penerima e-mail.

b. Perkenalkan Diri
Jika orang yang kita kirimi e-mail adalah orang yang tidak kenal dengan kita, sebaiknya kita memperkenalkan diri terlebih dahulu.

c. Langsung ke Pokok Permasalahan
Membaca e-mail yang terlalu panjang dapat membosankan. Oleh karena itu, usahakan agar e-mail yang kita tulis tepat pada sasaran dan tidak bertele-tele, sehingga tidak perlu terlalu panjang.

d. Jawablah Semua Pertanyaan
Jika kita membalas e-mail, usahakan agar semua informasi yang ditanyakan kita jawab. Bila kita tidak tahu, jawablah dengan "tidak tahu". Pertanyaan yang kita abaikan dapat membuat orang lain merasa tidak diperhatikan dan mungkin saja pertanyaan yang sama akan ditanyakan lagi.

e. Lakukan Pengeditan
Sebelum mengirim e-mail, kita sebaiknya mengedit kembali tulisan e-mail kita. Kalimat yang tidak sesuai atau kesalahan dalam penulisan yang kita biarkan dapat memberikan kesan yang tidak baik bagi penerima e-mail.

f. Gunakan Subjek yang Sesuai
Subjek atau judul yang sesuai dengan isinya akan memudahkan penerima e-mail menangkap informasi yang ingin kita sampaikan karena judul e-mail akan langsung membuka pikiran penerima akan topik yang kita bahas.

g. Jangan Melakukan Spam
Mungkin saja kita tidak sengaja melakukannya. Banyak orang tidak menyadari jika mereka menggunakan alamat-alamat e-mail yang mereka peroleh dari forwarding e-mail, kemudian menggunakannya tanpa permisi. Hal ini termasuk bentuk spam.

h. Jangan Melampirkan File yang Tidak Perlu
Sering kali kita lupa menghapus file attachment pada saat memforward atau mereply e-mail. File tersebut akan membuat kota penerima e-mail menjadi penuh.

i. Gunakan Huruf Besar Seperlunya
Dalam penulisan e-mail, kita tidak boleh menggunakan huruf besar semua. Menulis dengan mengaktifkan huruf besar dapat diartikan sebagai pertanda kemarahan atau kita sedang berteriak-teriak. Oleh karena itu, gunakan huruf besar seperlunya saja.

j. Jangan Terbawa Emosi
Jika kita menerima e-mail yang kurang menyenangkan, jangan membalas saat itu juga. Kita perlu memikirkan maksud sebenarnya. Kita sebaiknya menunggu beberapa waktu sebelum membalasnya. Hal itu akan membuat emosi kita mereda. Dengan demikian, kita dapat berpikir dan bertindak dengan kepala dingin.










Baca Juga : 

• 3 Jenis Layanan E-Mail
• Pengertian, Sejarah, Fungsi, dan Manfaat E-Mail

Sumber : Buku paket TIK kelas 9 SMP dengan pengubahan seperlunya.

Demikianlah artikel pembelajaran TIK mengenai "Etika Mengirimkan E-mail" yang dapat saya sampaikan. Kurang lebihnya saya mohon maaf. Semoga artikel ini dapat bermanfaat, tentunya dengan menambah wawasan dan pengetahuan anda. Bila ada pertanyaan, anda bisa sampaikan lewat komentar atau buku tamu yang tersedia. Bila anda suka dengan artikel ini, anda bisa membagikan artikel ini ke macam-macam situs sosial media. Lihat artikel-artikel keren dan menarik lainnya yang ada di blog Multimedia Teknologi. Sekian, terimakasih, dan sampai jumpa.